Czynności

Notariusz sporządza akt notarialny, jeżeli wymaga tego przepis prawa lub taka jest wola stron. Jeżeli akt notarialny w swej treści zawiera przeniesienie, zmianę lub zrzeczenie się prawa ujawnionego w księdze wieczystej albo ustanowienie prawa podlegającego ujawnieniu w księdze wieczystej, bądź obejmuje czynność przenoszącą własność nieruchomości, chociażby dla tej nieruchomości nie była prowadzona księga wieczysta, notariusz sporządzający akt notarialny jest obowiązany zamieścić w tym akcie wniosek o dokonanie wpisu w księdze wieczystej, zawierający wszystkie dane wymagane przepisami Kodeksu postępowania cywilnego. Notariusz jest obowiązany przesłać z urzędu sądowi właściwemu do prowadzenia ksiąg wieczystych wypis aktu notarialnego zawierający wniosek o wpis do księgi wieczystej wraz z dokumentami stanowiącymi podstawę wpisu, w terminie trzech dni od sporządzenia aktu.

Notariusz sporządza akt poświadczenia dziedziczenia ustawowego lub testamentowego, z wyłączeniem dziedziczenia na podstawie testamentów szczególnych. Przed sporządzeniem aktu poświadczenia dziedziczenia notariusz spisuje protokół dziedziczenia przy udziale wszystkich osób, które mogą wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi i testamentowi, a także osób, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne. Po spisaniu protokołu dziedziczenia notariusz sporządza akt poświadczenia dziedziczenia, jeżeli nie ma wątpliwości co do osoby spadkobiercy i wysokości udziałów w spadku, a w przypadku, gdy spadkodawca uczynił zapis windykacyjny – co do osoby na rzecz której spadkodawca uczynił zapis windykacyjny i przedmiot zapisu. Notariusz odmawia sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia, jeżeli:

• w stosunku do spadku został już uprzednio sporządzony akt poświadczenia dziedziczenia lub wydane postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku;
• w toku sporządzania protokołu dziedziczenia ujawnią się okoliczności wskazujące, że przy jego sporządzeniu nie były obecne wszystkie osoby, które mogą wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi lub testamentowi, lub też osoby, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne, albo istnieją lub istniały testamenty, które nie zostały otwarte i ogłoszone;
• wskutek braku małżonka spadkodawcy i krewnych powołanych do dziedziczenia z ustawy spadek przypada, jako spadkobiercy ustawowemu, gminie albo Skarbowi Państwa;
• spadkodawca w chwili śmierci był cudzoziemcem lub, nie posiadając żadnego obywatelstwa, nie zamieszkiwał w Rzeczypospolitej Polskiej albo w skład spadku wchodzą prawa rzeczowe lub posiadanie nieruchomości położonej za granicą.

Notariusz niezwłocznie po sporządzeniu aktu poświadczenia dziedziczenia dokonuje jego wpisu do rejestru aktów poświadczenia dziedziczenia. Notariusz opatruje wpis bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Z chwilą dokonania wpisu w rejestrze notariusz otrzymuje, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, zawiadomienie o zarejestrowaniu oraz możliwości uzyskania potwierdzenia zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia ze wskazaniem numeru wynikającego z kolejności wpisu. W tym samym trybie notariusz uzyskuje zawiadomienie o niezarejestrowaniu aktu poświadczenia dziedziczenia. Adnotację o zarejestrowaniu umieszcza się na akcie poświadczenia dziedziczenia, wskazując numer wynikający z kolejności wpisu a także dzień, miesiąc i rok oraz godzinę i minutę dokonanego wpisu. Zarejestrowanie nie następuje, jeżeli w stosunku do danego spadku został już uprzednio zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia. Zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia ma skutki prawomocnego postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku.

• własnoręczności podpisu;
• zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem;
• daty okazania dokumentu;
• pozostawania osoby przy życiu lub w określonym miejscu.

Na żądanie strony notariusz doręcza na piśmie jej oświadczenie, mogące mieć skutki prawne, wskazanej przez nią stronie przeciwnej. Żądający doręczenia wnosi ustnie do protokołu, wręcza lub przesyła notariuszowi podpisaną przez siebie treść oświadczenia. Z dokonanej czynności notariusz spisuje protokół. Jeżeli strona przeciwna poda ustnie do protokołu odpowiedź lub wręczy pisemną odpowiedź i oświadczy, że protokół podpisze, notariusz zamieszcza odpowiedź w protokole. Notariusz wydaje poświadczenie doręczenia oświadczenia, w którym zamieszcza odpowiedź, jeżeli była udzielona. Na wyraźne żądanie osoby, żądającej doręczenia oświadczenia, notariusz może również dokonać doręczenia listem poleconym. W tym przypadku w protokole zamieszcza się treść doręczonego oświadczenia i wzmiankę o przesłaniu go listem poleconym.

Notariusz spisuje protokoły walnych zgromadzeń organizacji społecznych, stowarzyszeń, spółdzielni, spółek i innych osób prawnych w przypadkach prawem przewidzianych. Notariusz spisuje również protokoły, w tym protokoły dziedziczenia, w celu stwierdzenia przebiegu pewnych czynności i zdarzeń wywołujących skutki prawne, a w szczególności dotyczące stawiennictwa stron i złożonych przez nie oświadczeń, a także – na żądanie strony stawającej – niestawiennictwa strony drugiej. Protokoły spisuje się w formie aktu notarialnego.

Notariusz sporządza protesty weksli i czeków zgodnie z przepisami Prawa wekslowego i Prawa czekowego.

Notariusz przyjmuje na przechowanie wszelkiego rodzaju dokumenty, nawet w kopertach zamkniętych. W tym ostatnim przypadku koperta powinna być zaopatrzona w podpis składającego. Z przyjęcia dokumentu na przechowanie notariusz spisuje protokół, w którym wymienia datę przyjęcia, ustala tożsamość osoby składającej dokument oraz wskazuje, komu i pod jakimi warunkami dokument bądź jego odpis ma być wydany. Dokument przyjęty na przechowanie wydaje się osobie wymienionej w protokole lub jej następcy prawnemu. Notariusz w związku z dokonywaną w jego kancelarii czynnością ma prawo przyjąć na przechowanie, w celu wydania ich osobie wskazanej przy złożeniu lub jej następcy prawnemu, papiery wartościowe albo pieniądze w walucie polskiej lub obcej. Dla udokumentowania tych czynności notariusz prowadzi specjalne konto bankowe. Z przyjęcia depozytu notariusz spisuje protokół, w którym wymienia datę przyjęcia, ustala tożsamość osoby składającej, datę mającego nastąpić wydania oraz imię, nazwisko i miejsce zamieszkania osoby odbierającej depozyt. Wydanie depozytu następuje za pokwitowaniem.

Wypis ma moc prawną oryginału. W szczególności notariusz wydaje wypisy i odpisy sporządzonych aktów notarialnych stronom oraz innym instytucjom uprawnionym do ich otrzymania. Wypisy aktu notarialnego wydaje się stronom aktu lub osobom, dla których zastrzeżono w akcie prawo otrzymania wypisu, a także ich następcom prawnym. Za zgodą stron lub na podstawie prawomocnego postanowienia sądu okręgowego, w którego okręgu znajduje się kancelaria notariusza, wypis aktu notarialnego może być wydany także innym osobom. W nagłówku wypisu aktu zaznacza się, że wydany dokument jest wypisem. Wypis powinien być dosłownym powtórzeniem oryginału, jednak poprawek i przekreśleń znajdujących się w oryginale nie należy zamieszczać w wypisie. Na końcu wypisu zaznacza się, komu i kiedy wypis wydano. Wypis podpisuje notariusz i opatruje pieczęcią. Wypis mający więcej niż jeden arkusz powinien być ponumerowany, połączony, parafowany i spojony pieczęcią.

Od dnia 5 października 2011r. istnieje możliwość zarejestrowania sporządzonego testamentu w Notarialnym Rejestrze Testamentów (NORT) utworzonym przez Krajową Radę Notarialną na podstawie uchwały Nr VII/46/2011 z dnia 4 czerwca 2011r. w sprawie utworzenia rejestru testamentów i zasad jego funkcjonowania.
Przedmiotem zarejestrowania w NORT może być testament sporządzony w formie aktu notarialnego oraz testament własnoręczny, jeżeli jest przechowywany przez notariusza. Notariusz rejestruje testament wyłącznie na wniosek testatora, przy czym:

• w przypadków testamentów notarialnych sporządzanych od dnia 5 października 2011 r. odpowiedni wniosek testatora o wpis do rejestru zamieszczany jest w testamencie;
• w przypadku testamentów notarialnych sporządzonych przed dniem 5 października 2011r. mogą być one wpisane do rejestru na wniosek zawarty w odrębnym protokole sporządzonym w formie aktu notarialnego, pod warunkiem okazania notariuszowi przez testatora wypisu tego testamentu,
• w przypadku testamentów własnoręcznych mogą być one wpisane do rejestru na wniosek testatora, zawarty w protokole, jednak wyłącznie pod warunkiem, że testament zostaje złożony jednocześnie na przechowanie u notariusza.

Wpis w rejestrze pozostaje niejawny za życia testatora.

W związku z tym pojawiła się również możliwość poszukiwania w systemie NORT – za pośrednictwem notariusza – informacji o zarejestrowanych w systemie NORT testamentach określonego testatora lub o braku takich testamentów. O udzielenie tych informacji może wystąpić każdy, kto przedstawi notariuszowi odpis aktu zgonu lub inny dokument, z którego wynika, że testator nie żyje, a także testator za swojego życia. Odpowiedź udzielana notariuszowi przez system NORT obejmuje listę testamentów sporządzonych przez jednego testatora albo stwierdzenie, że żaden testament wymienionego testatora nie został zarejestrowany Z przebiegu czynności dokonanych w związku z poszukiwaniem w rejestrze NORT informacji notariusz sporządza protokół, o którym mowa w art. 104 § 3 Prawa o notariacie.